اتوماسیون آنبوردینگ کارمندان؛ راه سریع تر برای شروع همکاری

اتوماسیون آنبوردینگ دقیقا چه کاری انجام می دهد؟

در فرایند معمول جذب نیرو، بخش های مختلفی مثل منابع انسانی، فناوری اطلاعات، مالی و مدیر مستقیم باید چند کار هماهنگ را انجام دهند. وقتی این روند دستی باشد، یک فرم ممکن است جا بماند یا ساخت حساب کاربری با تاخیر انجام شود. اتوماسیون با وصل کردن ابزارهای مختلف به هم، این مراحل را بر اساس یک الگوی از پیش تعریف شده پیش می برد.

کارهای رایج که خودکار می شوند

ارسال ایمیل خوش آمدگویی، ساخت چک لیست روز اول، ایجاد وظایف در نرم افزار مدیریت پروژه، ثبت اطلاعات در CRM داخلی، ساخت حساب های نرم افزاری و یادآوری آموزش های اولیه از رایج ترین بخش هایی هستند که می توان خودکار کرد.

چرا این روش برای تیم ها مهم شده است؟

کارمندان تازه وارد معمولا در هفته اول با سوال های تکراری و کارهای اداری زیاد روبه رو می شوند. وقتی این مراحل با یک جریان مشخص جلو برود، تجربه ورود بهتر می شود و مدیران هم وقت بیشتری برای آموزش واقعی و هماهنگی انسانی دارند. از طرف دیگر، تیم منابع انسانی می تواند به جای پیگیری دستی هر پرونده، روی کیفیت تجربه ورود تمرکز کند.

مزیت اصلی در دنیای ابزارهای کاری

بزرگ ترین مزیت این مدل، یکپارچه شدن اطلاعات است. یعنی داده ای که یک بار ثبت می شود، می تواند در چند ابزار مختلف استفاده شود. این موضوع هم سرعت را بالا می برد و هم احتمال اشتباه در ورود اطلاعات را کم می کند.

مقایسه با روش سنتی و رقبای رایج

در روش سنتی، هر مرحله به یک نفر وابسته است و اگر آن فرد در دسترس نباشد، کل فرایند عقب می افتد. در مقابل، سیستم های اتوماسیون مانند ابزارهای گردش کار و اتصال دهنده های نرم افزاری، کارها را بر اساس شرط و زمان بندی جلو می برند. در این میان، راهکارهای ساده برای تیم های کوچک بیشتر روی فرم ها و اعلان ها تمرکز دارند، اما ابزارهای پیشرفته تر می توانند چند دپارتمان را با هم هماهنگ کنند.

برای شرکت هایی که رشد سریع دارند، همین تفاوت کوچک می تواند به نظم بیشتر و تجربه حرفه ای تر برای نیروی تازه وارد منجر شود.

چه زمانی استفاده از آن ارزشمندتر است؟

اگر یک مجموعه به طور مداوم نیرو جذب می کند، چند تیم در آن باید همزمان درگیر شروع همکاری باشند، یا خطاهای اداری در شروع کار زیاد دیده می شود، اتوماسیون آنبوردینگ می تواند بسیار مفید باشد. اما اگر یک کسب و کار خیلی کوچک فقط گاهی استخدام دارد، یک روند ساده و دستی هم ممکن است کافی باشد.

نکته کاربردی برای پیاده سازی بهتر

بهتر است قبل از خودکار کردن همه چیز، فقط مراحل پرتکرار و پرخطا را انتخاب کنید. سپس برای هر مرحله یک مالک مشخص، زمان اجرا و پیام خروجی تعریف کنید. این کار باعث می شود اتوماسیون به جای شلوغ کردن فرایند، آن را شفاف تر کند.

برای دنبال کردن ادامه این موضوع، مطالعه Image Playground اپل می‌تواند تصویر کامل‌تری از خبرهای مرتبط همین حوزه بدهد.

برای دنبال کردن ادامه این موضوع، مطالعه هوش مصنوعی کاربردی می‌تواند تصویر کامل‌تری از خبرهای مرتبط همین حوزه بدهد.