فرمول های جدید اکسل

چرا این فرمول های تازه مهم شده اند؟

در نسخه های جدید اکسل، تمرکز فقط روی محاسبه عددی نیست؛ حالا بخش بزرگی از توان نرم افزار روی کار با متن، فیلتر کردن، جستجو و خروجی های خودکار قرار گرفته است. همین تغییر باعث می شود فرمول هایی که قبلا با چند مرحله و چند تابع مختلف ساخته می شدند، حالا با یک دستور کوتاه انجام شوند. نتیجه این است که هم فایل شما تمیزتر می ماند و هم احتمال خطا کمتر می شود.

برای کاربرانی که با گزارش ها، لیست مشتری ها، موجودی کالا یا داده های آموزشی کار می کنند، این توابع جدید می توانند جای چندین فرمول قدیمی را بگیرند و نگهداری فایل را آسان تر کنند.

1) XLOOKUP برای جستجوی ساده تر و منعطف تر

XLOOKUP یکی از کاربردی ترین جایگزین ها برای VLOOKUP و HLOOKUP است. با این تابع می توانید یک مقدار را در یک ستون یا ردیف پیدا کنید و نتیجه را از ستون دلخواه برگردانید، بدون این که محدود به ترتیب خاصی از جدول باشید. این یعنی اگر ساختار داده ها عوض شود، فرمول شما کمتر به هم می ریزد.

مثلا در یک لیست محصولات، به جای این که فقط از ستون اول جستجو کنید، می توانید نام کالا را در هر ستون پیدا کنید و قیمت یا کد مربوط به آن را برگردانید.

توابعی که کارهای تکراری را کوتاه می کنند

فرمول هایی مثل TEXTSPLIT، TEXTJOIN، FILTER، UNIQUE و SORT، بخش بزرگی از وقت کاربران را ذخیره می کنند. این توابع مخصوصا وقتی مفیدند که با داده های تمیز نشده یا فهرست های طولانی سروکار دارید. به جای این که دستی ردیف ها را فیلتر یا متن ها را جدا کنید، می توانید خروجی را با یک فرمول بگیرید.

2) FILTER برای جدا کردن داده های مورد نیاز

با FILTER می توانید فقط ردیف هایی را نمایش دهید که یک شرط مشخص دارند. مثلا اگر بخواهید فقط سفارش های یک شهر خاص یا فقط تراکنش های بالاتر از یک عدد را ببینید، FILTER این کار را بدون جدول کمکی انجام می دهد. این تابع برای گزارش گیری سریع بسیار مفید است.

3) UNIQUE برای حذف تکراری ها

UNIQUE به شما کمک می کند از میان یک ستون شلوغ، فقط موارد یکتا را بیرون بکشید. اگر با نام مشتری ها، برچسب ها یا کدهای تکراری کار می کنید، این تابع یک راه سریع برای ساختن فهرست تمیز و خلاصه است.

ترکیب متن و ساخت خروجی های هوشمند

یکی از جذاب ترین بخش های اکسل جدید این است که حالا کار با متن ها هم مثل محاسبات عددی جدی گرفته شده است. توابعی مثل TEXTSPLIT و TEXTJOIN می توانند رشته های متنی را به اجزای کوچک تر بشکنند یا چند بخش را دوباره در یک خروجی مرتب کنار هم بگذارند. این قابلیت در ساخت کدهای محصول، جداسازی نام و نام خانوادگی یا آماده سازی داده برای گزارش نهایی بسیار کاربردی است.

در عمل، این یعنی به جای کپی و پیست های پشت سر هم، فقط یک بار ساختار خروجی را تعریف می کنید و اکسل ادامه کار را انجام می دهد.

مقایسه با روش های قدیمی تر

اگر قبلا برای یک کار ساده از چند فرمول تو در تو مثل IFERROR، INDEX و MATCH با هم استفاده می کردید، حالا در بسیاری از سناریوها می توانید سراغ فرمول های جدیدتر بروید و همان نتیجه را با خوانایی بهتر بگیرید. مزیت اصلی این توابع فقط سرعت نیست؛ نگهداری فایل، بررسی خطاها و آموزش آن به همکاران هم آسان تر می شود.

البته هنوز هم همه چیز با یک فرمول جدید حل نمی شود. در بعضی فایل های قدیمی یا محیط های کاری که نسخه اکسل به روز نیست، ممکن است مجبور شوید از ترکیب های کلاسیک استفاده کنید. پس شناخت هر دو نسل از توابع، انتخاب بهتری به شما می دهد.

چطور از این فرمول ها نتیجه بهتری بگیریم؟

اگر می خواهید این توابع واقعا وقت شما را ذخیره کنند، بهتر است از داده های ساختاریافته شروع کنید. ستون ها را عنوان گذاری کنید، از سلول های ادغام شده پرهیز کنید و قبل از نوشتن فرمول، محدوده داده را تمیز نگه دارید. همچنین بهتر است ابتدا فرمول را روی یک نمونه کوچک تست کنید تا اگر خروجی با انتظار شما فرق داشت، سریع تر اشکال را پیدا کنید.

برای شروع، XLOOKUP را جایگزین جستجوهای قدیمی کنید، FILTER را برای گزارش های فوری امتحان کنید و UNIQUE را برای ساخت فهرست های بدون تکرار به کار ببرید. همین سه مورد به تنهایی می توانند تجربه کار شما را با اکسل متحول کنند.